POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELTRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CONTENIDO
1. ALCANCE 3
2. OBJETIVOS 3
3. GLOSARIO 3
4. MARCO LEGAL 4
5. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 5
6. POLITICAS DE TRATAMIENTO. 6
6.1 INFORMACIÓN GENERAL. 6
6.2 AUTORIZACIÓN DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 6
6.3 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES 7
6.4 TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 8
6.5 FINALIDAD Y ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO: 9
6.6 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 13
6.7 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIOS DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 14
7. REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD 16
8. AVISO DE PRIVACIDAD 16
9. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 17
10. DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE 17
DATOS PERSONALES 17
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD 18

1. ALCANCE

Este manual de política y procedimientos es extensible para el tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de datos y archivos de PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL sea de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas y terceros.

2. OBJETIVOS

Dar a conocer los lineamientos que serán aplicables en PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL para el manejo, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 del 2015 y demás disposiciones legales dadas en la materia.

3. GLOSARIO

Las siguientes definiciones corresponden a las establecidas en la Ley 1581 del 2012 y en el Decreto 1074 del 2015

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas;
e) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información;
f) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
i) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
j) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
k) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
l) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
m) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
n) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;

4. MARCO LEGAL

a) Constitución Política de Colombia
b) Ley estatutaria 1581 de 2012
c) Decreto 1074 de 2015
d) Decreto 886 de 2014
e) Decreto 090 del 2018

5. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Ley estatutaria 1581 del 2012, establece los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley (1581 del 2012) y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley (1581 del 2012). Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley (1581 del 2012);
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley (1581 del 2012), se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley (1581 del 2012) y en los términos de la misma;

6. POLITICAS DE TRATAMIENTO.

6.1 INFORMACIÓN GENERAL.
Dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1074 del 2015 Artículo 2.2.2.25.3.1 PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, domiciliada en la ciudad de Bogotá, en la Calle 152 # 13-10 Intr. 203 teléfono 3051468 y el correo electrónico: servicioalcliente@proyenesis.com; es responsable del manejo de la política y Tratamiento de los datos personales, según lo contemplado en la Ley 1581 del 2012.

6.2 AUTORIZACIÓN DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Según lo indicado en el artículo 9 de la Ley estatutaria 1581 del 2012, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se contempla como medio el escrito pues es necesario conservar prueba de la misma, ya que la Ley 1581 de 2012 es clara en afirmar que se debe “solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular”.
En consonancia a esta disposición, en PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, el titular de la información sabrá para qué y cómo se utilizará dicha información y tendrá disponibilidad de la información para posibles consultas.
Por otro lado; la Ley en su artículo 10 de la Ley estatutaria 1581 del 2012, establece que la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas;

6.3 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

Según lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 del 2015 , se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

De otra parte y acorde al artículo 6 de la Ley 1581 del 2015, respecto al tratamiento de datos sensibles, se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares;
Este tipo de datos, se configura en una categoría especial de datos personales, por lo tanto requieren una protección reforzada y algunas consideraciones especiales a la hora de solicitar autorización para el tratamiento de datos personales sensibles, según lo indicado en el Artículo 2.2.2.25.2.3. del Decreto 1074 del 2015, el cual expresa: El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada Ley.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

6.4 TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581, los derechos de los niños, niñas y adolescentes, en el tratamiento de sus datos se debe asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

En esta línea el Artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 del 2015, en materia de requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes establece:
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, en el caso en que PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, requiera una base de datos especial de niños, niñas o adolescentes, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 del 2015
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo.
En esta materia, PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, en el caso de requerirse, se asegurará que, en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Para ser efectivo el cumplimiento del tratamiento de datos de los niños, niñas y adolescentes, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización por escrito. Como medidas de seguridad y custodia de la base de datos de niños y niñas y adolescentes (de configurarse), PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, tendrá un control, abriendo carpeta de carácter confidencial por este criterio. El control de esta carpeta tanto en medio físico como magnético, estará a cargo del representante legal y reposarán físicamente en archivador debidamente ordenado, clasificado y que permanece bajo llave dentro de las instalaciones de la empresa. Su acceso será restringido al responsable del tratamiento de los datos personales de la empresa. En medio magnético, tendrán acceso al sistema y los respectivos archivos, solo los usuarios autorizados como son: Administrador y delegado de la administración.

6.5 FINALIDAD Y ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO:

PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, es una empresa prestadora de servicios de consultoría, con un portafolio dirigido a las empresas Pymes y a las copropiedades con temas tales como: estrategia, medición, gestión de procesos, implementación de SGSST, entre otros servicios.
Para este cumplimiento de objetivos, requiere desarrollar diversas actividades con clientes, contratistas, proveedores, visitantes y otros usuarios; para ello requiere ejecutar ciertas actividades de tratamiento de datos cuya naturaleza y finalidad varían dependiendo de las características propias de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento.
6.5.1 Tratamiento general de la información

  • Comunicación con los titulares de los datos;
  • Realizar transacciones;
  • Cumplimiento y seguimiento de las obligaciones contractuales con clientes, contratistas y proveedores
  •  Realizar actividades y operaciones administrativas tales como: auditorias, controles, contabilidad, análisis financieros, facturación, cartera, informes de recaudos;
  •  Realizar actividades de procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión o anulación;
  • Correspondencia interna y externa.
  • Actividades de mercadeo y publicidad

6.5.2 Tratamiento específico de la información con clientes

• Para envío de información de propuestas o cotizaciones de productos o servicios;
• Cumplimiento de los términos de uso o contratación celebrada entre las partes;
• Solicitud de información para el manejo de garantías y pólizas de seguros, en el caso de requerirse para la formalización de la contratación;
• Establecimiento de canales de comunicación, dentro del objetivo de prestar un servicio de manera eficiente, acorde a las condiciones acordadas;
• Para fines de mercadeo, publicidad, comerciales, de contacto y actualización de contactos;
• Creación de usuarios de ser necesario para el funcionamiento de aplicativos o similares
• Realizar actividades de procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión o anulación de datos e información;
• Correspondencia interna y externa;
• Para envió de información empresarial, invitaciones, noticias y boletines;
• En el caso del desarrollo y registro de programas de capacitación y formación presencial o virtual;
• Para el caso del desarrollo y registro de consultorías online.
• Para caracterizar la experiencia en líneas de los usuarios y clientes, mejorar su uso y rendimiento
• Para la entrega de suministros y productos al cliente.
• Para la expedición de certificados relacionados con la formación y la capacitación;
• Para enviar cuestionarios o notas de solicitud de información respecto a la satisfacción del servicio o producto recibido;
• Para fines de registro administrativo, contabilidad, facturación, cartera, cobro, recaudo, pago de impuestos, reportes y análisis financieros, de auditorías, tributarios y de control;
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales;
• Según lo establecido en el artículo 10 de la Ley estatutaria 1581 del 2012;
• Realización de encuestas de satisfacción o percepción sobre los servicios, la infraestructura, seguridad, mantenimiento, procedimientos y tecnología;
• Actualizaciones normativas, administrativas y de servicios;
• Otras actividades inherentes al desarrollo del objeto de la empresa;

6.5.3 Tratamiento específico de la información de los contratistas y proveedores
• Para fines comerciales;
• Para la celebración y ejecución del acuerdo o contrato establecido.
• Realizar actividades de procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión o anulación de datos e información;
• Correspondencia interna y externa;
• Para la solicitud de información o documentación requerida para celebrar y ejecutar el acuerdo o la contratación
• Para el cumplimiento de requisitos de contratación como pólizas de seguros, certificaciones de entidades oficiales y organismos de control;
• Para fines de seguimiento, control, auditorias, facturación, contabilidad, tesorería y gestión de pagos;
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales;
• Según lo establecido en el artículo 10 de la Ley estatutaria 1581 del 2012;
• Solicitud de cumplimiento de requisitos en materia del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo –SGSST;
• Solicitud de cumplimiento de requisitos en materia de contratación;
• Envío de informes de evaluación, seguimiento sobre adelanto de obras o servicios contratados:
• Realización de encuestas de satisfacción o percepción sobre los servicios, la infraestructura, seguridad, mantenimiento, procedimientos y tecnología;

6.5.4 Tratamiento específico de la información con empleados y ex empleados
• Reclutamiento de hojas de vida;
• Realizar selección de personal mediante entrevista por el jefe del área que requiere el cargo,
• Realizar confirmación de referencias personales y laborales;
• Verificar los antecedentes, con el fin de dar cumplimiento a Política Gobierno nacional;
• Confirmar información y tramites con EPS, Fondo de Pensiones, Cajas de Compensación Familiar, Aseguradoras de Riesgo Laboral-ARL y Entidades Financieras;
• Elaborar de contrato laboral con las cláusulas adicionales y de confidencialidad;
• Entregar y verificar información para la orden de exámenes médicos ocupacionales
• Para la apertura de cuenta de nómina;
• Entregar la dotación y elementos de protección personal que llegasen a ser necesarios;
• Recibir, grabar y transcribir incapacidades por enfermedad, accidente laboral, licencia de maternidad y paternidad;
• Confirmar la asistencia de los trabajadores en los procesos de capacitación establecidos por la copropiedad;
• Generar pago de liquidación de prestaciones sociales,
• Realizar ingreso de las novedades de nómina del periodo,
• Realizar novedades de retiro por terminación de contrato o retiro voluntario del trabajador,
• Realizar autorizaciones para realizar descuentos de nómina,
• Realizar evaluaciones médicas ocupacionales periódicas,
• Investigar y analizar accidentes e incidentes de trabajo de los trabajadores,
• Confirmar la asistencia de los trabajadores en las capacitaciones.
• Realizar al interior de la copropiedad actividades de bienestar (recreativas, culturales y de bienestar), para los trabajadores:
• Conservar la información exacta de residencia de los trabajadores;
• Hacer actividades de vigilancia epidemiológica enmarcadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo-SGST
• Contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la empresa.
• Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los trabajadores cotizantes a las AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), para prestar un apoyo en el proceso de solicitud de pensión,
• Toma de decisiones en materia laboral con respecto a la ejecución y terminación del contrato de trabajo;
• Realizar incrementos salariales y cambios de cargos a los trabajadores;
• Las demás necesarias y que se presente en el entorno de la ejecución laboral

6.5.5 Cookies

Es de anotar que, PROYENESIS CONSULTORIA GERENCIAL, reconoce la posibilidad que en su sitio web, se evidencie el uso de “cookies”. Entendiéndose por “Cookie” un archivo creado por un sitio web que contiene pequeñas cantidades de datos y que se envían entre un emisor y un receptor. En el caso de Internet el emisor sería el servidor donde está alojada la página web y el receptor es el navegador que se usa para visitar cualquier página web.
Su propósito principal es identificar al usuario almacenando su historial de actividad en un sitio web específico, de manera que se le pueda ofrecer el contenido más apropiado según sus hábitos.

De tener alguna duda o inquietud que presente sobre el uso de “cookies”, se debe tener en cuenta que su ordenador le permitirá, en la mayoría de los casos, evitarlos o suspenderlos. Aunque rechace su uso, podrá continuar accediendo y navegando en el sitio Web de Proyenesis. La mayoría de los navegadores aceptan automáticamente las cookies, puede configurar su navegador para aceptar o rechazar las cookies. También puede eliminar las cookies de su dispositivo en cualquier momento. Sin embargo, tenga en cuenta que, si no acepta las cookies, es posible que no pueda experimentar todas las funciones de nuestro sitio web. Puede encontrar más información sobre el uso de cookies en la ayuda de su navegador o en sitios web como www.allaboutcookies.org.

6.6 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Según lo contemplado en el artículo 8 de la Ley estatutaria 1581 del 2012, el titular de los datos personales tendrá derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 del 2012;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.7 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIOS DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información dados a conocer en el numeral 1 de este documento, se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento teniendo presente el derecho a ejercer por parte del titular así:

6.7.1 Consulta:

a) Las consultas se tramitarán por solicitud escrita y dirigida a PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, correo electrónico servicioalcliente@proyenesis.com o a la dirección de correo postal de la Calle 152 # 13-10 Int 203 de la ciudad de Bogotá, esto directamente al Responsable y encargado del tratamiento
b) Quien realiza lo solicitud deberá ser el titular del dato o sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos para hacerlo (adjuntar documentos que acrediten la legitimidad cuando corresponda a personas autorizadas);
c) Se describirá brevemente los hechos que motivan la consulta, la dirección de correspondencia, los datos de identificación, entregando soportes de los documentos que amparen la solicitud ( de corresponder);
d) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, Articulo 14 Ley 1581 del 2012;
e) La respuesta se enviará a la dirección física o de correo electrónico suministrada por el titular de la consulta.

6.7.2 Reclamos:

a) El reclamo se tramitará por solicitud escrita y dirigida a PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, cuyo correo electrónico es: servicioalcliente@proyenesis.com, o a la dirección de correo postal de la Calle 152 # 13-10 Int 203 de la ciudad de Bogotá, esto directamente al responsable y encargado del tratamiento
b) Quien realiza la solicitud deberá ser el titular del dato o sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos para hacerlo (adjuntar documentos que acrediten la legitimidad cuando corresponda a personas autorizadas);
c) Se describirá brevemente los hechos que motivan la reclamación, la dirección de correspondencia, los datos de identificación, entregando soportes de los documentos que amparen la solicitud (de corresponder). Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado Articulo 15 Ley 1581 del 2012;
d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una Leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha Leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. – Articulo 15 Ley 1581 del 2012;
e) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. – Articulo 15 Ley 1581 del 2012;
f) La respuesta se enviará a la dirección física o de correo electrónico suministrada por el titular de la consulta;

6.8 POLÍTICA DE SEGURIDAD.

PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, establece como política de seguridad para el tratamiento de sus datos personales: la protección de la información de todos y cada uno de los Titulares de la misma, el impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier alteración, modificación, divulgación o destrucción no autorizada de las bases de datos.

El acceso a los datos personales está restringido a:
1. Al Representante Legal de PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL;
2. Para aquello empleados de PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL; que de acuerdo al ejercicio de sus funciones deban realizar la administración y control de alguna base de datos personales; a quienes en su contrato de trabajo se establecerá la clausura de confidencialidad sobre el manejo de datos personales en su calidad de empleado asignado al manejo de estas bases de datos;
3. Para aquellos contratistas, que necesitan conocer de estas bases para desempeñar sus actividades consagradas en sus respectivos contratos y en los cuales se debe establecer cláusula de confidencialidad Ley Hábeas Data, o a través de carta de confidencialidad;

Las medidas de seguridad:

PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL se compromete a establecer las correspondientes medidas de seguridad, a hacerles seguimiento y control, al igual que cambiar o ajustarlas con el objetivo de proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y los datos personales sobre las cuales es responsable.

El PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, no se hace responsable por la ocurrencia de eventos tales como ataques informáticos y de aquellas acciones de terceros que tengan como propósito quebrantar o vulnerar las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información manejada por la copropiedad en su carácter de responsable.

6.9 VIGENCIA

Esta política de tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de noviembre del 2017 y tiene como periodo de vigencia de la base de datos aquel tiempo que sea necesario para cumplir con los principios de finalidad de la misma y que por Ley deban mantenerse para las finalidades mencionadas en esta Política.

7. REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Articulo 15 Ley 1581 del 2012

8. AVISO DE PRIVACIDAD

PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, utilizando el medio de comunicación de su sitio web, procede a comunicar a los titulares de los datos personales recolectados antes de la vigencia de la presente política, la existencia de la misma a partir de la fecha. (Ver anexo-1 aviso de privacidad)

9. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, es responsable y encargado del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política y cuyos datos de contacto son los siguientes:
● Dirección: Calle 152 # 13-10 Int 203 de la ciudad de Bogotá.
● Correo electrónico: servicioalcliente@proyenesis.com y Teléfono: 3051468
La Empresa a través de su representante legal ejercerá estas responsabilidades.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE Y DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley estatutaria 1581 del 2012, el responsable del tratamiento de datos en PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, tiene como deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
Hábeas Data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el artículo 17 de la Ley estatutaria 1581 del 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley;
f) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
g) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley artículo 17 de la Ley estatutaria 1581 del 2012;
h) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley, artículo 17 de la Ley estatutaria 1581 del 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
i) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares:
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, En búsqueda del cumplimiento del principio de seguridad establecido en el artículo 4 literal g) de la Ley estatutaria 1581 del 2012, establecerá mecanismos de control de tipo humano, administrativo, de procedimiento y tecnológicos para garantizar la seguridad de sus bases de datos; evitando todo tipo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Se presenta a continuación las medidas de seguridad que PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL contará para tales propósitos:

a) Área de trabajo de acceso restringido al ser el centro donde se almacenan los datos;
b) Equipos de cómputo establecidos para el responsable del tratamiento y administración de la base de datos;
c) Muebles de archivo y conservación de documentos específicos para el responsable del tratamiento y administración de la base de datos;
d) Identificación clara de los archivos de documentos de tal forma que garanticen su precisa localización, consulta y conservación; y permitan el ejercicio de los derechos de los titulares;
e) Medidas de restricción al acceso de la información tanto física como del sistema de las bases de datos;
f) Contar con mecanismos de acceso y claves a las bases de datos del sistema;
g) Realizar actualizaciones periódicas de los programas y sistemas de información;
h) Contar con mecanismos de protección de la información del sistema, tales como antivirus y protecciones informáticas;
i) Cambios de claves de manera periódica;
j) Creación de copias de respaldo de la información y notificar sus controles;
k) Autorización expresa del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico;
l) Divulgación y capacitación a contratistas, proveedores y de la política, los procedimientos del tratamiento de datos personales, sus implicaciones y las consecuencias de su no cumplimiento;
m) Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios que tienen acceso a bases de datos de la empresa;
n) Establecimiento de las consecuencias al acceder, usar, manipular indebidamente una base de datos;
o) Notificación escrita de cualquier tipo de incidencia respecto al manejo, custodia, administración de las bases de datos sus efectos y las medidas de control establecidas para subsanar la incidencia;
p) Realización de auditorías periódicas sobre las medidas adoptadas;
q) Los datos personales recolectados deberán mantenerse sólo por el tiempo que sea necesario de acuerdo con la ¬finalidad específica establecida; al cabo del cual deberán ser eliminados;
r) Documentar los procesos de eliminación de la información;
s) Establecer la debida destrucción o eliminación de la base de datos de tal forma que no se pueda reconstruir o recuperar los datos. Dicha eliminación o destrucción se evidenciará mediante acta suscrita por el responsable del tratamiento de la base de datos. Estás actas reposarán en archivo específico de destrucción o eliminación de base de datos, su conservación es indefinida;

Por otro lado, PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL garantiza que, en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, se apoyará en el uso de herramientas tecnológicas seguras, dejando en estas instancias evidencias del manejo dado a dicha información.

Anexo-1

AVISO DE PRIVACIDAD

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a lo previsto en el Artículo 2.2.2.25.3.2. del Decreto 1074 de 2015, cuyo objeto se basa en poder informar a todas las personas titulares de datos personales que se encuentran en la base de datos de PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, y considerando la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL , Responsable del tratamiento de datos personales y ubicado en la ciudad de Bogotá en la Calle 152 # 13-10 Int 203 de la ciudad de Bogotá D.C. y con Correo electrónico: servicioalcliente@proyenesis.com; informa que hace uso de este mecanismo establecido y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo y cumplimiento de su objetivo relacionados directamente con las actividades de la empresa.
Para este cumplimiento de objetivos, requiere desarrollar diversas actividades con terceros como son los clientes, contratistas, proveedores, y otros usuarios; para ello requiere ejecutar ciertas actividades de tratamiento de datos cuya naturaleza y finalidad varían dependiendo de las características propias de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento.

El uso de la información, custodia y manejo, se efectúa considerando los parámetros legales vigentes en materia de tratamiento de base de datos y considerando los principios de finalidad y libertad que limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad por la cual son recolectados o requeridos conforme la normatividad vigente. Igualmente, PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, establecerá medidas preventivas con el fin de proteger la información contra pérdida, mal uso, acceso no autorizado, alteración o destrucción y no la divulgará para ningún otro propósito al establecido en este documento de Aviso de Privacidad.

En términos generales los datos personales que PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, solicita, serán utilizados para fines tales como:
• Comunicación con los titulares de los datos;
• Realizar transacciones;
• Cumplimiento y seguimiento de las obligaciones contractuales contraídas con clientes, contratistas, proveedores y otros usuarios;
• Realizar actividades y operaciones administrativas tales como: auditorias, controles, monitoreo, reportes contables, análisis estadísticos, reportes de facturación, reportes de cartera, informes de gestión, gestión de cobros y pagos
• Realizar actividades de procesamiento, almacenamiento, circulación, supresión o anulación;
• Correspondencia y requerimientos internos y externos;
• Realizar actividades de promoción, mercadeo y publicidad

En todo caso en cualquier momento el titular de la información podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar y rectificar sus derechos personales al igual que al ejercer su derecho de revocar su consentimiento y a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 del 2012
Para efectos de consultar la política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella se puede comunicar con PROYENESIS CONSULTORIA ORGANIZACIONAL, a su dirección de correspondencia de la Dirección: Calle 152 # 13-10 Int 203 de la ciudad de Bogotá D.C. o su Correo electrónico: servicioalcliente@proyenesis.com Igualmente si desea presentar un reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales puede comunicarse con la empresa a la dirección o correo anteriormente indicada.